DentalPlanner: il perfetto gestionale per dentisti

Quando ho iniziato a pensare a DentalPlanner non sono partito dall’idea di creare semplicemente un altro software per studi odontoiatrici.

Sono partito da un problema molto più concreto: sono un dentista e, negli anni, ho utilizzato diversi gestionali per dentisti nel mio lavoro quotidiano.

In ogni software trovavo qualcosa che mi piaceva e qualcosa che avrei voluto cambiare.

Alcuni erano molto completi ma, allo stesso tempo, troppo macchinosi. Altri erano semplici, ma mancavano di funzioni che per uno studio dentistico sono ormai indispensabili. In altri casi l’interfaccia era poco intuitiva oppure i costi diventavano importanti con il crescere dello studio.

E poi c’era un problema che credo molti colleghi conoscano bene: spesso abbiamo a disposizione moltissime funzioni, ma per eseguire una semplice operazione dobbiamo attraversare schermate, menu e procedure che fanno perdere tempo.

Da qui è nata una domanda molto semplice:

come dovrebbe essere il gestionale per dentisti che vorrei utilizzare ogni giorno nel mio studio?

È proprio da questa idea che, insieme al mio socio, abbiamo iniziato a sviluppare DentalPlanner.

Non con la pretesa di rivoluzionare il nostro lavoro, ma con l’obiettivo molto più concreto di creare un gestionale per dentisti moderno, completo e semplice da utilizzare, cercando di prendere ciò che di buono avevamo trovato nei software utilizzati negli anni e migliorare gli aspetti che, nella pratica quotidiana, ci convincevano meno.

Un gestionale per dentisti pensato da chi lavora davvero in studio

Credo che questo sia uno degli aspetti più importanti di DentalPlanner.

DentalPlanner non nasce soltanto come progetto informatico. Nasce dall’esperienza quotidiana all’interno di uno studio dentistico.

So cosa significa avere il telefono che squilla mentre un paziente aspetta in reception. So quanto sia fastidioso dover aprire cinque schermate per recuperare una semplice informazione. So quanto tempo perdiamo tra appuntamenti, diario clinico, preventivi, richiami, consensi, fatture, prescrizioni per il laboratorio, immagini, pagamenti e adempimenti.

E so anche che, quando siamo alla poltrona, l’ultima cosa di cui abbiamo bisogno è combattere con il software.

Per questo abbiamo cercato di costruire il nostro gestionale per dentisti seguendo un principio molto semplice:

il gestionale deve adattarsi allo studio, non lo studio al gestionale.

Naturalmente DentalPlanner continuerà a crescere e ci sono ancora molte funzioni che vogliamo sviluppare, ma questo rimane il principio alla base del progetto.

Un gestionale per dentisti completamente in cloud

Uno dei primi punti sui quali abbiamo voluto lavorare è stato il cloud.

DentalPlanner è un gestionale per dentisti in cloud, quindi non richiede l’installazione del programma su un unico computer dello studio e non ci obbliga a essere fisicamente davanti alla nostra postazione principale per consultare le informazioni di cui abbiamo bisogno.

Possiamo accedere a DentalPlanner tramite browser da computer, notebook, tablet o smartphone.

Abbiamo cercato inoltre di creare un’interfaccia moderna e mobile ready perché oggi è normale avere bisogno di controllare rapidamente l’agenda o consultare un’informazione anche quando non siamo davanti al computer dello studio.

Personalmente considero questo aspetto molto importante.

Poter controllare un appuntamento, una situazione clinica o un’informazione amministrativa senza dover necessariamente tornare fisicamente in studio rende il lavoro molto più flessibile.

Agenda e appuntamenti

Probabilmente non esiste una funzione di un gestionale per dentisti che venga utilizzata più frequentemente dell’agenda.

Per questo abbiamo dedicato molta attenzione alla gestione degli appuntamenti.

DentalPlanner permette di organizzare l’attività dello studio tenendo conto dei professionisti e delle risorse disponibili, cercando di rendere immediata la lettura della giornata e della settimana lavorativa.

L’agenda deve essere soprattutto veloce.

Quando una segretaria è al telefono con un paziente non può perdere tempo a navigare tra schermate complicate per trovare una disponibilità.

Credo che questo sia uno dei concetti fondamentali quando si sviluppa un gestionale per dentisti: non conta soltanto quante funzioni possiede un software, ma quanto velocemente ci permette di utilizzarle.

Qualche secondo risparmiato su una singola operazione può sembrare insignificante. Moltiplicato però per decine di appuntamenti e centinaia di operazioni ogni settimana, può fare una differenza enorme.

Esame obiettivo: capire la situazione del paziente con uno sguardo

Una delle parti alla quale tengo maggiormente in DentalPlanner è l’esame obiettivo.

Quando visitiamo un paziente raccogliamo moltissime informazioni: denti mancanti, carie, restauri, corone, elementi devitalizzati, impianti, fratture, mobilità, situazioni protesiche e numerose altre condizioni cliniche.

Naturalmente tutte queste informazioni potrebbero essere riportate semplicemente sotto forma di testo.

Ma secondo me perderemmo una parte importante del loro valore.

Per questo nel nostro gestionale per dentisti abbiamo scelto di sviluppare un’interfaccia grafica dedicata all’esame obiettivo.

L’obiettivo è molto semplice: permettere al medico di avere immediatamente, con un solo sguardo, una visione complessiva della situazione attuale della bocca del paziente.

Quando apro l’esame obiettivo non voglio dover leggere righe e righe di testo per capire cosa era stato rilevato durante la visita precedente.

Voglio poter guardare la rappresentazione grafica e riconoscere immediatamente quali elementi sono presenti, quali sono mancanti, quali presentano restauri o problematiche e qual è, nel complesso, la situazione odontoiatrica del paziente.

Questo rende l’esame obiettivo utile non soltanto durante la prima visita, ma anche nelle visite successive.

Possiamo infatti confrontare più facilmente la situazione clinica, capire cosa è cambiato e avere una rappresentazione immediata dello stato attuale.

Ma credo che ci sia un secondo aspetto ancora più interessante.

L’esame obiettivo come strumento di comunicazione con il paziente

Noi dentisti siamo abituati a parlare di elementi dentari, restauri, endodonzia, edentulia, corone e impianti.

Per il paziente, invece, questi termini non sono sempre così immediati.

Possiamo spiegare perfettamente una situazione clinica, ma spesso un’immagine riesce a comunicare in pochi secondi quello che richiederebbe diversi minuti di spiegazione.

Per questo considero l’esame obiettivo di DentalPlanner non soltanto uno strumento clinico, ma anche un potente mezzo di comunicazione con il paziente.

La rappresentazione grafica permette infatti di mostrare concretamente la situazione rilevata durante la visita.

Il paziente può vedere quali denti presentano problematiche, quali sono mancanti, quali sono già stati trattati e qual è la situazione complessiva della propria bocca.

Diventa quindi molto più semplice spiegare perché stiamo proponendo una determinata terapia.

L’esame obiettivo può inoltre essere consegnato al paziente, trasformandosi in un documento utile anche dopo la visita.

Questo, secondo me, ha un valore importante.

Il paziente non esce dallo studio soltanto con una spiegazione verbale che potrebbe dimenticare dopo qualche ora, ma con una rappresentazione chiara della propria situazione.

In questo modo DentalPlanner cerca di trasformare una funzione tipica di un gestionale per dentisti in qualcosa di più: uno strumento che può migliorare il dialogo tra medico e paziente.

Ed è esattamente questo il tipo di funzione che vorremmo sviluppare sempre di più: non qualcosa inserito nel software perché “deve esserci”, ma uno strumento che possa avere una reale utilità durante la nostra giornata lavorativa.

Diario clinico e storia del paziente

Accanto all’esame obiettivo troviamo naturalmente il diario clinico.

DentalPlanner permette di registrare le prestazioni e le informazioni cliniche relative alle diverse sedute, mantenendo nel tempo una cronologia facilmente consultabile.

Personalmente considero il diario clinico una delle parti più importanti di qualsiasi gestionale per dentisti.

Quando rivediamo un paziente dopo mesi o anni dobbiamo poter capire rapidamente cosa è stato fatto, quando è stato fatto e come si è evoluta la terapia.

Per questo abbiamo cercato di mantenere un collegamento logico tra esame obiettivo, piano di cura e diario clinico.

L’idea è che il gestionale non sia semplicemente un contenitore di dati separati, ma racconti in maniera chiara la storia clinica del paziente.

Piani di cura e preventivi

Chi fa il nostro lavoro sa perfettamente quanto possa diventare articolato un piano di cura.

In odontoiatria molto spesso non esiste una sola soluzione terapeutica.

Un dente gravemente compromesso potrebbe essere recuperato con una terapia endodontica e una ricostruzione, potrebbe richiedere una corona oppure, in determinate situazioni, essere estratto.

Un’edentulia può essere trattata con soluzioni completamente differenti: protesi rimovibili, ponti tradizionali, impianti o combinazioni di più terapie.

Per questo un gestionale per dentisti deve essere abbastanza flessibile da adattarsi al nostro ragionamento clinico.

DentalPlanner permette di creare piani di cura e preventivi collegati al paziente, organizzando le terapie proposte e seguendone successivamente l’esecuzione.

Anche in questo caso il nostro obiettivo è evitare procedure rigide.

Non vogliamo che il collega debba adattare il proprio modo di lavorare al software.

Vogliamo che sia il software ad adattarsi, per quanto possibile, alle esigenze del collega.

Immagini e radiografie sempre disponibili

Fotografie cliniche e radiografie sono ormai parte integrante dell’attività odontoiatrica.

Per questo un moderno gestionale per dentisti deve necessariamente occuparsi anche della gestione delle immagini.

DentalPlanner permette di organizzare e consultare le immagini collegate al paziente senza doverle cercare manualmente tra cartelle sparse sui diversi computer dello studio.

Stiamo inoltre lavorando molto sulle integrazioni con i software radiografici.

L’obiettivo è rendere sempre più semplice il passaggio dall’acquisizione della radiografia alla sua disponibilità all’interno di DentalPlanner.

Vorremmo arrivare a ridurre al minimo i passaggi manuali perché, ancora una volta, sono proprio le operazioni che ripetiamo continuamente a incidere maggiormente sul tempo perso durante una giornata.

Modulistica personalizzata e sistema a tag

Ogni studio utilizza documenti differenti.

Per questo non volevamo limitare DentalPlanner a una serie di modelli prestabiliti.

Il nostro gestionale per dentisti permette di creare modulistica personalizzata attraverso un sistema di tag.

Possiamo quindi predisporre consensi, informative, prescrizioni e altri documenti utilizzando automaticamente i dati già presenti nel gestionale.

In questo modo evitiamo di riscrivere continuamente nome, cognome, data di nascita e tutte le altre informazioni che il sistema conosce già.

Ogni studio può inoltre organizzare la propria modulistica secondo le proprie esigenze.

Richiami e recall

I richiami sono fondamentali sia dal punto di vista clinico sia dal punto di vista organizzativo.

DentalPlanner permette di gestire recall per igiene, visite di controllo e altre scadenze periodiche.

È una funzione apparentemente semplice, ma credo che tutti abbiamo visto almeno una volta pazienti perdersi semplicemente perché nessuno si è ricordato di ricontattarli.

Un buon gestionale per dentisti deve aiutarci anche in questo: ricordarci ciò che nella normale confusione della giornata rischieremmo di dimenticare.

Prescrizioni e costi di laboratorio

Abbiamo voluto inserire all’interno di DentalPlanner anche la gestione delle prescrizioni per il laboratorio odontotecnico.

Possiamo organizzare le lavorazioni e tenere traccia dei relativi costi, mantenendo queste informazioni collegate al paziente.

L’obiettivo è evitare che prescrizioni, costi e comunicazioni rimangano sparse tra carta, email, messaggi e fogli Excel.

Registro di impianti e biomateriali

Un’altra funzione importante riguarda la tracciabilità degli impianti e dei dispositivi utilizzati.

Gli impianti possono essere registrati nel sistema e associati successivamente al paziente nel quale vengono utilizzati.

In questo modo possiamo recuperare facilmente le informazioni anche a distanza di tempo.

È un altro esempio di quello che cerchiamo di fare con DentalPlanner: riunire all’interno dello stesso gestionale per dentisti informazioni che normalmente vengono distribuite tra registri e strumenti differenti.

Tracciabilità dei cicli di sterilizzazione

Una delle funzioni alla quale abbiamo dedicato particolare attenzione è la gestione della sterilizzazione.

DentalPlanner permette di registrare i cicli di sterilizzazione e le informazioni collegate.

Il gestionale può inoltre interfacciarsi con stampanti Dymo LabelWriter per creare le etichette da applicare alle buste degli strumenti sterilizzati.

Sulle etichette possiamo riportare informazioni relative al ciclo, la data di sterilizzazione, la scadenza e un QR code.

Attraverso il QR code possiamo risalire alle informazioni relative allo specifico ciclo.

Gli strumenti utilizzati possono inoltre essere collegati al diario clinico dell’appuntamento, permettendoci di sapere successivamente quale ciclo di sterilizzazione, quale operatore e quale autoclave erano associati agli strumenti utilizzati.

Secondo me è uno degli esempi migliori di quello che dovrebbe fare un gestionale per dentisti moderno: collegare tra loro informazioni che normalmente vivono in sistemi separati.

Gestione dei collaboratori

Chi gestisce uno studio con più professionisti conosce bene il problema dei conteggi di fine mese.

DentalPlanner permette di tenere traccia dei compensi dei collaboratori utilizzando le prestazioni registrate nel sistema.

L’obiettivo è ridurre il più possibile i calcoli manuali e la necessità di ricostruire i dati attraverso fogli Excel separati.

Fatturazione elettronica e pagamenti

Naturalmente DentalPlanner comprende anche la parte economica.

Possiamo gestire fatture elettroniche e pagamenti cercando di mantenere sempre collegata la parte clinica a quella amministrativa.

Un gestionale per dentisti non dovrebbe infatti limitarsi alla cartella clinica.

Uno studio odontoiatrico rimane anche un’attività economica e conoscere correttamente ciò che viene prodotto, fatturato e incassato è fondamentale per poterlo gestire in maniera sostenibile.

Sistema Tessera Sanitaria

DentalPlanner integra anche la gestione del Sistema Tessera Sanitaria.

Possiamo visualizzare le fatture interessate e inviare i dati di spesa sanitaria sia singolarmente sia in modalità massiva.

Se il Sistema TS restituisce degli errori possiamo individuarli e intervenire prima di ripetere l’invio.

Possiamo inoltre indicare nell’anagrafica del paziente l’eventuale opposizione all’invio dei dati.

Anche qui il principio è semplice: cercare di svolgere il maggior numero possibile di operazioni senza essere costretti a passare continuamente da un servizio all’altro.

Reportistica e controllo dello studio

DentalPlanner comprende una sezione dedicata ai report.

Possiamo analizzare costi, fatturato, produzione e accettazione dei preventivi.

Credo che questo sia un aspetto che noi dentisti dovremmo imparare a utilizzare di più.

Spesso sappiamo quanto abbiamo fatturato, ma abbiamo meno chiaro quanto abbiamo prodotto realmente, quali costi abbiamo sostenuto o quale percentuale dei preventivi proposti viene effettivamente accettata.

Un gestionale per dentisti può diventare uno strumento molto importante anche da questo punto di vista.

Non perché debba trasformarci in economisti, ma perché avere dati chiari permette di prendere decisioni migliori.

Un gestionale per dentisti con costi sostenibili

Questo è un punto al quale tengo particolarmente.

Sono un dentista e gestisco uno studio, quindi conosco molto bene l’aumento dei costi che abbiamo affrontato negli ultimi anni.

Personale, materiali, laboratori, manutenzioni, attrezzature, consulenze, utenze, assicurazioni e software incidono sempre di più sui costi dello studio.

Quando abbiamo iniziato a sviluppare DentalPlanner ci siamo quindi posti un obiettivo preciso:

cercare di mantenere il costo del nostro gestionale per dentisti il più accessibile possibile.

Non volevo creare un software completo per poi renderlo economicamente difficile da sostenere per uno studio piccolo o per un collega che lavora da solo.

Per questo abbiamo cercato di costruire una struttura di costi sostenibile e una formula semplice.

Il pagamento è mensile e non vogliamo legare il collega con contratti pluriennali.

Preferisco che qualcuno continui a utilizzare DentalPlanner perché lo considera utile e perché si trova bene, non perché un contratto lo obbliga a rimanere.

In un certo senso credo che un gestionale debba guadagnarsi ogni mese la fiducia di chi lo utilizza.

Un gestionale per dentisti che vogliamo far crescere insieme

DentalPlanner non è un progetto che considero concluso.

Anzi, è esattamente il contrario.

Abbiamo tantissime idee e siamo convinti che molte delle funzioni migliori potranno arrivare proprio dai suggerimenti dei colleghi che utilizzeranno il software.

Per questo vogliamo creare intorno a DentalPlanner anche una community nella quale confrontarci, ricevere segnalazioni e discutere nuove funzionalità.

Se diversi colleghi ci dicono che ogni giorno perdono tempo facendo la stessa operazione, probabilmente quella è una buona candidata per diventare una nuova funzione.

Ed è proprio qui che essere dentisti può fare la differenza.

Quando un collega ci racconta un problema che incontra durante una prima visita, nella gestione di una riabilitazione protesica o nell’organizzazione della sterilizzazione, non dobbiamo prima capire cosa significhi.

Conosciamo quel problema perché molto probabilmente lo abbiamo incontrato anche noi.

Il gestionale per dentisti che avrei voluto trovare

Se dovessi descrivere DentalPlanner a un collega in poche parole, direi semplicemente questo:

è il gestionale per dentisti che avrei voluto trovare quando ho iniziato a cercare un software per il mio studio.

Cloud, moderno, accessibile da dispositivi diversi e con le principali aree del lavoro quotidiano collegate tra loro: agenda, esame obiettivo, diario clinico, piani di cura, preventivi, immagini e radiografie, modulistica, firma grafometrica, richiami, prescrizioni di laboratorio, impianti, sterilizzazione, gestione dei collaboratori, fatturazione, Sistema Tessera Sanitaria e reportistica.

Ma soprattutto è un gestionale per dentisti sviluppato da un dentista, partendo dai problemi concreti che affrontiamo ogni giorno.

Non posso dire che abbiamo creato il gestionale perfetto.

Probabilmente il gestionale perfetto non esiste.

Posso però dire che stiamo cercando di migliorarlo continuamente, ascoltando i colleghi e cercando di mantenere sempre gli stessi principi: semplicità, completezza, costi sostenibili e attenzione alle reali esigenze dello studio odontoiatrico.

Perché la tecnologia dovrebbe aiutarci a dedicare meno tempo al software e più tempo al nostro vero lavoro: prenderci cura dei pazienti.

Chi vuole conoscere DentalPlanner può visitare dentalplanner.it e provarlo gratuitamente.

E soprattutto mi farà piacere sapere cosa ne pensa.

Perché DentalPlanner è nato da un dentista, ma vorremmo che continuasse a crescere grazie ai dentisti.